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使用电子印章需要注意哪些问题

日期: 2021-12-27
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电子印章一直被视为企业办公中必不可少的辅助产品,印章制作公司对此新产品的销售行情并不陌生,但从相关数据和资料可知,很多企业客户对于其具体使用事项却了解甚浅。虽以其自身的便捷安全性获得大部分企业和机构的青睐,但做到正确运用电子公章仍需注意以下要点:

电子印章.png

1. 注意申请使用权限

无论是组织还是个人团体,若使用电子印章,则需先到电子类公章管理处申请其使用权限,基于此种情况,才算迈入了使用权限的门槛,否则使用公章时便不可避免会遇到各种意料之外的情况,据此,只有通过正常程序并确认合法之后,便可正常使用。

2. 注意制定严格的用章规定

公章是企业社会责任的体现,也是企业或个人办理其业务时需要盖章的证明,因此并不是想怎么使用就可以怎么使用的。鉴于上述,公司应制定一套符合其实际情况的用章规定,只有如此,不同职位的人使用时才会更明确其使用范围和权利。

3. 注意授予专人管理

电子印章的使用通常会与公司利益挂钩所以如何盖章与在何种情形下可以盖章,同样重要。若公章的使用随意且无秩序,那恐怕会给公司造成不必要的麻烦甚至是损失。因此,交给何人看管也是非常必要的考虑情形,毫无疑问,“专人”指的是更信赖及更有能力看管的人。

基于上述要点,并不意味着公司所有人员可以随心所欲甚至随意盖电子印章,只有在未发之前预决,才会少了后续不必要的冗余步骤,才能尽可能避免带来难以预料的问题。上述要点虽看起来容易领会,但若直接忽略,真正实行时则需费得一番心思,因此千万不可被忽视。

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