印章是公司行使权利、确认业务往来的重要凭证，无论是合同签署、文件审批，还是财务结算、政务办理，都需依赖印章发挥效力。若印章管理不当，可能出现滥用、盗用、遗失等问题，进而引发合同纠纷、财产损失，甚至影响公司声誉与合法权益。然而，不少企业存在印章管理流程模糊、责任划分不清的情况，缺乏系统的使用审批与保管制度。因此，制定清晰、可落地的公司印章管理规范，明确印章使用的审批流程与保管要求，既是企业内部管理规范化的重要体现，也是防范经营风险、保障业务有序开展的关键举措。
一、印章管理规范的核心框架：涵盖使用审批与保管全流程
公司印章管理规范需围绕“使用有审批、保管有责任”的核心原则，构建覆盖印章申领、使用、保管、交接、注销等全环节的制度体系，其中使用审批与保管制度是规范的核心内容。以下为适配多数企业的制度模板框架，企业可根据自身规模、业务类型调整细节。
（一）印章使用审批制度模板
审批适用范围
公司所有印章（包括公章、财务章、法人章、合同章、部门专用章等）的使用，均需按本制度完成审批流程，未经审批不得擅自使用。紧急情况下需临时用章的，需按“紧急审批流程”执行，事后补充完整审批材料。
常规审批流程
（1）用章申请：申请人填写《印章使用申请表》，明确用章事由、使用印章类型、用章文件名称及份数、用章日期等信息，并附上需盖章的文件原件或复印件，提交至部门负责人审核。
（2）部门审核：部门负责人对用章事由的真实性、用章文件的合规性进行审核，确认无问题后签字确认，若涉及重大合同、大额资金往来等重要事项，需附加部门内部讨论记录或相关支撑材料。
（3）跨部门复核（按需）：若用章事项涉及财务、法务、风控等部门，需将《印章使用申请表》及相关文件提交至对应部门复核。财务部门重点审核资金相关文件的合规性，法务部门重点审核合同条款的合法性与风险点，复核通过后签字确认。
（4）审批：根据用章事项的重要程度划分审批权限，普通办公文件用章可由部门负责人审批；合同签署、对外承诺等重要事项用章需由分管领导审批；涉及公司重大决策、大额投资等核心事项用章，需由总经理或董事长审批。
（5）用章登记：审批通过后，申请人携带《印章使用申请表》及用章文件至印章保管人处，保管人核对审批流程完整性后，在《印章使用登记台账》中记录用章信息（包括申请人、用章事由、文件名称、用章时间、份数等），申请人签字确认后，方可使用印章。
紧急审批流程
若因业务紧急（如紧急合同签署、应急政务办理）无法按常规流程完成审批，申请人需通过电话、即时通讯工具等方式向具有审批权限的领导说明情况，获得口头同意后，可临时使用印章。事后24小时内，需补充填写《印章使用申请表》，附上紧急情况说明，按常规审批流程补全签字，同时在《印章使用登记台账》中备注“紧急补批”。
（二）印章保管制度模板
保管责任人划分
（1）公章：由公司行政部门指定专人保管，保管人需为行政部门正式员工，具备良好的责任心与保密意识，且不得同时保管与公章联用的其他印章（如法人章）。
（2）财务章：由公司财务部门指定专人保管，通常为财务主管或出纳人员，保管人需熟悉财务制度，确保财务章仅用于财务结算、票据开具等合规场景。
（3）法人章：可由法人本人保管，或委托行政部门、财务部门专人保管（需出具书面委托书），保管人需严格按照审批流程使用，不得擅自用于非授权事项。
（4）合同章：由公司业务部门或法务部门指定专人保管，保管人需了解合同签署规范，确保合同章仅用于经法务审核通过的合同文件。
（5）部门专用章：由对应部门负责人指定专人保管，仅用于部门内部文件流转、非对外业务确认等场景，不得用于对外承诺、合同签署等具有法律效力的事项。
保管要求
（1）存放管理：印章需存放在带锁的保险柜或专用文件柜中，保险柜钥匙由保管人专人保管，不得转借他人；每日下班前，保管人需检查印章是否归位、保险柜是否锁好，确保印章安全。
（2）使用监督：印章使用时，保管人需在场监督，确保用章文件与《印章使用申请表》内容一致，不得在空白文件、未审核文件上盖章；用章完成后，保管人需核对文件份数，确认无遗漏后，将印章及时收回存放。
（3）保密要求：保管人需对印章使用情况严格保密，不得向无关人员透露印章存放位置、使用频率等信息；未经批准，不得允许他人查看《印章使用登记台账》。
（4）交接管理：若保管人因岗位调整、离职、请假等原因需移交印章，需填写《印章交接登记表》，明确交接印章名称、数量、状态、交接时间等信息，由移交人、接收人、监交人（通常为部门负责人）三方签字确认后，方可完成交接。交接后，接收人需立即核对印章状态，更新保管责任人信息，并按保管要求执行后续管理。
（5）定期检查：每月月底，由行政部门牵头，联合财务、法务等相关部门对所有印章进行盘点检查，核对印章数量、状态与《印章保管台账》是否一致，检查《印章使用登记台账》记录是否完整，发现问题及时整改，并形成检查报告存档。
异常情况处理
（1）印章遗失：保管人发现印章遗失后，需立即向部门负责人及公司领导汇报，同时向公安机关报案，获取报案证明；随后通过公司官网、公众号等渠道发布印章遗失声明，声明遗失印章作废，避免他人冒用；重新申请刻制印章，按规定完成备案流程，并更新《印章保管台账》。
（2）印章损坏：印章出现磨损、变形等损坏情况，影响使用效果时，保管人需提交《印章更换申请》，附上损坏印章原件，经审批后，由指定部门负责重新刻制，旧印章需按规定销毁（如剪碎、盖章作废后存档），不得随意丢弃。
二、制度落地与执行保障
培训宣导
制度发布后，需组织全体员工开展印章管理规范培训，重点讲解使用审批流程、保管责任、异常情况处理等内容，确保员工了解制度要求；新员工入职时，需将印章管理规范纳入入职培训，考核通过后方可参与涉及印章使用的工作。
监督检查
成立由行政、财务、法务部门组成的监督小组，定期对印章使用与保管情况进行抽查，检查《印章使用申请表》审批流程是否完整、《印章使用登记台账》记录是否规范、印章存放是否符合要求等；对违反制度的行为（如擅自用章、保管不当），按公司奖惩制度予以处罚，情节严重的，追究相关人员法律责任。
动态优化
根据公司业务发展、组织架构调整等情况，定期（如每年一次）对印章管理规范进行修订优化，补充新的用章场景、调整审批权限、完善保管要求，确保制度始终贴合企业实际管理需求。
公司印章管理规范的核心在于通过明确的使用审批流程控制风险，通过清晰的保管制度落实责任，二者相辅相成，共同保障印章使用的合规性与安全性。上述制度模板为企业提供了基础框架，企业在落地过程中，需结合自身业务特点调整细节，同时通过培训宣导、监督检查、动态优化确保制度有效执行。规范的印章管理不仅能避免因印章问题引发的经营风险，还能提升企业内部管理效率，树立良好的企业形象，为企业长远发展奠定坚实基础。