平时在上班的时候，多数员工会因为业务或者是个人的原因需要去盖个印章，但等到了这个时候，有一些规模比较大或者说是分工比较细的公司可能会出现多人用印的情况，需要盖得文件不知道归属于哪个部门或者说是需要通过什么流程来满足自己的需求，这时候就需要对印章这些物品的保存还有使用方式进行较深的了解。
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小时候看电影的时候，不时可以听到、看到剧情中某个员工利用自己手头的资源损害公司利益来让自己有较大的空间，这时候有一些比较爱思考的观众可能会转向思考起如何处理这类问题，这也让设备智能化使用设计进入到了产品部门的视野中。
对于小公司来说，怎么处理一件事情可以通过咨询领导或者是老板的方式在短期内得到较为有效率的处理，但公司人多了之后，可能意味着工作效率高了不少，也有多方推脱的可能性出现，如果前期没有说好的话，后期可能会影响到不少使用频率较高的功能，像是印章管理和对接程序。公司在慢慢成长的过程中，会选择不同业务范围的员工来处理事情，这时候老板需要注意到权利的分散以及对接的效率问题，作为使用方的时候并不适合同步接手用印的环节，有的企业会在多方考量下建立一个较为齐全的对接方式，这样如果有急事的话，也可以通过线上联系方式来满足申请人的需求，免去了线下找人、电话联系等多种程序。
有的公司会在员工入职后根据员工的职能发送一份邮件，在里面说清印章使用的范围还有方式，省去摸索以及询问的时间，这样以来，可以让员工在短时间内适应工作内容并将较多的时间放在提高效率上。