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企业使用电子印章有哪些注意事项

日期: 2020-12-10
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企业使用传统的印章拥有诸多的不便利性,有时外出办公需要签订协议而没有携带印章很可能会影响生意往来,而有的小型公司管理混乱市场也会一时找不到印章的现象。因此电子印章的启用对于企业来说充满了便利性与良使用感受。同时企业在使用电子印章时也有一些注意事项。

电子印章 3.png

1、充分保护有效的表现形式

有品质的电子印章在使用的过程中要注意对其进行保护,一般建议使用电子印章时可以设置身份验证,只有当验证了文件的真实有效性之后才能使用电子印章,否则电子印章禁止弹出使用。这样做可以保护电子印章不被不法分子盗用而致使公司承受不明的损失。

2、高效实施一对一管理

价格合理的电子印章在使用的时候一定要遵循一对一管理的办法,即一个实物印章只允许对应一个电子印章,不允许出现一个实物对应多个电子设备的情况。同时管理人员要清楚的掌控每一个电子印章的去向,保障企业的财务安全。

3、严格的采用相匹配的技术

为了保证电子印章所加盖的文件能够与纸张文件拥有一样的外观属性,在电子印章纸张的选择上应该采用特殊的数字纸张技术,其纸张技术有多个类别,可以根据实际情况进行选择。这种纸张技术拥有为强大的特性,不论多复杂的版面都可以表现出来,并且不可篡改不可分割。

企业在使用电子印章时一定要更加具备安全防范意识,在电子印章使用时要进行数据验证保证文件安全才可启用,并且一个实物印章对应一个电子印章,管理人员还需要对其去向进行监管。同时非常重要的是电子印章所对应的数字纸张也有规定,使用正规的数字纸张技术还可以保证文件的安全与验证。

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