印章作为公司法人意志的具象化象征，是企业开展经营活动、签署法律文件的核心凭证，其使用规范与否直接关系到公司的财产安全、法律权益乃至市场声誉。近年来，印章盗用、滥用引发的法律纠纷、经济损失案例屡见不鲜，轻则导致合同无效、商业信誉受损，重则引发巨额赔偿、企业经营危机。因此，构建全流程、多层次的印章风险防控体系，严防盗用与滥用行为，成为企业合规管理的重中之重。
一、健全制度体系：搭建防控“防火墙”
无规矩不成方圆，完善的制度是印章风险防控的基础。企业需结合自身经营特点，制定涵盖印章申领、刻制、使用、保管、交接、注销等全生命周期的管理规范，明确各环节的责任主体、操作流程和违规惩戒机制，让印章管理有章可循、有规可依。
在印章刻制环节，应明确指定专人负责，严格按照国家相关规定到具备合法资质的机构刻制，严禁私自刻制、伪造印章，刻制完成后需及时办理备案手续，并对印章样式、规格等信息进行登记存档，确保印章来源可追溯。在印章注销环节，当印章因公司注销、变更、作废等原因停止使用时，需履行严格的审批流程，由专人负责回收、核对，统一进行销毁或封存，并做好注销登记，防止作废印章流入市场被非法使用。
同时，应建立印章使用审批制度，明确不同类型印章（如公章、合同章、财务章等）的使用范围和审批权限，任何印章使用均需经过对应层级的审批，严禁越权审批、事后补批。对于重大合同、重要文件等关键场景的印章使用，应设置多级审批流程，确保决策合规，从源头遏制滥用风险。
二、强化保管措施：守住物理“安全门”
印章保管是防范盗用风险的关键环节，核心在于落实“专人保管、专柜存放、全程可控”的原则，消除保管环节的安全隐患。企业应根据印章的重要程度，合理配备保管人员，优先选择责任心强、岗位稳定、无不良记录的员工担任，且保管人员与审批人员、使用人员需实行岗位分离，形成相互监督、相互制约的机制，避免一人多岗导致的风险漏洞。
对于公章、财务章等核心印章，应配备专用的保险柜进行存放，保险柜需设置复杂密码，钥匙由保管人员专人持有，严禁随意转借、告知他人。存放保险柜的场所应安装监控设备、报警系统，确保24小时实时监控，防止印章被盗窃、替换。同时，需建立印章保管台账，详细记录印章的存放位置、保管人、使用情况等信息，定期对保管情况进行核查，确保账实相符。
在印章交接环节，当保管人员因离职、调岗等原因需要交接印章时，需履行严格的交接流程，由交接人、接收人、监交人共同核对印章的数量、样式、完好情况，填写交接清单并签字确认，确保交接过程可追溯，避免交接过程中出现印章丢失、被盗用等问题。
三、规范使用流程：拧紧操作“安全阀”
印章滥用多源于使用流程不规范，因此需细化使用环节的管控，实现“事前审批、事中监控、事后追溯”的全流程管理。在使用前，申请人需提交书面申请，注明印章使用事由、使用范围、文件名称、份数等信息，并附上相关支撑材料，经审批通过后，方可到保管人处办理印章使用手续。保管人需严格核对审批文件的真实性、完整性，确认无误后，方可提供印章使用服务，严禁无审批使用、超范围使用印章。
在印章使用过程中，保管人应全程在场监督，确保印章使用符合申请内容，严禁在空白纸张、空白合同等无明确内容的文件上加盖印章。对于需要外出使用印章的场景，应严格限制使用范围和时长，需提交外出使用申请，经高层审批通过后，由保管人陪同前往，全程监督印章使用过程，使用完毕后及时返回公司，将印章归位存放，并做好外出使用记录。
在使用后，需建立印章使用台账，详细记录使用日期、使用人、审批人、使用事由、文件名称、份数等信息，同时对加盖印章的文件进行复印存档，确保每一次印章使用都可追溯。定期对印章使用台账与存档文件进行核对，排查异常使用情况，及时发现并整改风险隐患。
四、加强监督审计：激活风险“预警器”
有效的监督审计是防范印章盗用与滥用的重要保障，企业需建立常态化、多元化的监督机制，及时发现和纠正印章管理过程中的违规行为，将风险扼杀在萌芽状态。一方面，应成立专门的监督小组，定期对印章管理的制度执行情况、保管情况、使用情况进行全面检查，重点排查制度漏洞、保管隐患、违规使用等问题，对检查中发现的问题，下达整改通知书，明确整改责任人、整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。
另一方面，应将印章管理纳入内部审计范围，定期开展印章管理专项审计，通过查阅台账、核对文件、访谈相关人员等方式，深入排查印章管理各环节的风险点，对审计发现的违规行为，按照企业规章制度严肃处理，追究相关人员的责任，形成有力震慑。同时，应建立举报机制，畅通举报渠道，鼓励员工举报印章盗用、滥用等违规行为，对举报属实的，给予适当奖励，充分调动员工参与风险防控的积极性。
五、提升全员意识：筑牢思想“防护网”
印章风险防控不仅需要完善的制度和严格的管理，更需要全员的参与和重视。企业应加强对员工的印章风险防控培训，定期组织员工学习印章管理规章制度、相关法律法规，结合典型案例，讲解印章盗用、滥用的危害和防范要点，提升员工的风险意识和合规意识，让员工充分认识到印章管理的重要性，自觉遵守印章管理规定。
针对印章保管人、审批人、使用人等关键岗位人员，应开展专项培训，提升其业务能力和责任意识，确保其熟练掌握印章管理流程和操作规范，能够有效识别和防范风险。同时，应加强企业文化建设，倡导合规经营、诚信自律的价值观，营造“人人重视印章安全、人人参与风险防控”的良好氛围，从思想层面筑牢印章风险防控的防线。
六、科技赋能防控：打造智能“新格局”
随着数字化技术的发展，传统的印章管理方式已难以满足企业高效防控风险的需求，引入科技手段赋能印章管理，成为提升防控水平的重要趋势。企业可采用智能印章系统，实现印章的智能化管理，通过系统对印章使用进行全程管控，申请人在线提交使用申请，审批人在线审批，审批通过后，智能印章设备方可解锁使用，使用过程全程记录，实时上传至系统，实现印章使用的可追溯、可监控。
同时，可结合物联网技术，对印章进行定位跟踪，实时掌握印章的存放位置和使用状态，一旦出现异常移动、违规使用等情况，系统立即发出报警提示，便于相关人员及时处理。此外，可利用区块链技术，对加盖印章的文件进行存证，确保文件的真实性、完整性，防止文件被篡改，为后续的法律维权提供有力支撑。
印章风险防控是一项系统工程，需贯穿印章管理的全生命周期，兼顾制度建设、物理保管、流程规范、监督审计、意识提升和科技赋能等多个维度。企业应结合自身实际，构建全方位、多层次的印章风险防控体系，不断优化防控措施，堵塞风险漏洞，切实防范印章盗用与滥用行为，保障企业的合法权益和持续健康发展。