北京电子印章凭借高效、便捷、可追溯的优势，逐渐成为政务服务、商业合作中的重要工具。但实体印章作为传统凭证载体，在部分场景中仍具有不可替代的作用。如何实现电子印章与实体印章的并存管理，平衡效率与安全，成为北京各类市场主体与政务部门面临的重要课题。
一、并存管理的必要性：场景适配与功能互补
北京电子印章与实体印章的并存，本质是对不同应用场景需求的适配。在政务服务领域，北京“一网通办”平台已实现电子印章在审批文件、电子证照、政府采购合同等场景的全覆盖——企业办理营业执照变更、社保登记等业务时，通过电子印章可完成全流程线上签署，无需反复跑腿提交纸质材料；但在涉及线下存档、跨区域合作中未普及电子签章系统的合作方等场景，实体印章仍需作为法定凭证使用，例如部分老旧小区改造项目的居民意见征集协议，需居民现场签署实体印章文件以确保意愿真实性。
在企业经营中，二者的功能互补更为明显。大型企业的内部审批、线上合同签署可通过电子印章快速完成，缩短流程周期；而涉及银行开户、不动产登记等需线下核验原件的场景，实体印章仍是必要环节。此外，对于初创企业或小微企业，在数字化转型初期，实体印章可作为过渡工具，逐步与电子印章形成协同，避免因技术适配问题影响业务开展。这种“线上用电子、线下用实体”的模式，既符合北京数字化发展趋势，又兼顾了传统业务场景的需求。
二、制度先行：构建分类管理与权责明确的规则体系
实现北京电子印章与实体印章的有序并存，首要任务是建立清晰的管理制度，明确二者的使用范围、审批流程与责任主体。
1.分类划定使用场景
北京政务部门与企业需结合自身业务特点，制定《印章使用场景清单》。例如，政府部门可规定：线上政务服务平台生成的电子文件、跨部门协同审批的流转材料，必须使用电子印章；涉及重大项目签约、线下存档的纸质文件，使用实体印章。企业可明确：内部员工劳动合同、线上供应商合作协议等高频业务用电子印章；涉及投融资合同、不动产交易等重大事项的纸质文件，用实体印章，并同步生成电子版本存档，实现“实体签章 电子存证”双重保障。
2.统一审批与授权机制
无论是电子印章还是实体印章，均需纳入统一的审批体系。对于电子印章，通过北京电子印章管理系统设置分级授权——法定代表人拥有zui高授权权限，部门负责人可获得特定业务场景的用章授权，普通员工需发起用章申请并经审批通过后方可使用，审批记录实时同步至区块链存证，确保可追溯。对于实体印章，需建立“专人保管、双人复核、登记备案”制度：印章由指定人员保管，存放于带密码锁的保险柜中；使用时需填写《实体印章使用登记表》，注明用章事由、文件名称、使用时间，经部门负责人签字批准后，由保管人与复核人共同开箱取章，用章后及时归位并拍照存档。
3.动态更新管理规范
随着北京电子印章应用场景的拓展（如电子印章与电子营业执照、电子发票的深度融合），需定期更新管理制度。例如，新增“电子印章跨平台使用规则”，明确企业在北京市政府采购管理服务平台、北京市企业服务e窗通等不同平台使用电子印章的衔接流程；针对实体印章，补充“损坏补办、注销回收”条款，规定实体印章磨损后需提交原印章及相关证明材料至备案刻章公司销毁，同时申请新印章，避免旧印章流失引发风险。
三、技术支撑：打通数据壁垒，实现全生命周期协同监管
技术是保障电子印章与实体印章并存管理的核心。北京依托电子签章联盟区块链、政务大数据平台等技术底座，构建“线上线下一体化”的监管体系。
1.电子印章全流程数字化监管
北京电子印章管理系统已实现对电子印章“制作-授权-使用-注销”全生命周期的跟踪。系统与公安备案系统、市场监管部门的企业信息库实时联动，企业申请电子印章时，系统自动核验营业执照、法定代表人身份信息，确保资质合规；使用电子印章签署文件时，系统生成唯一的数字签名，包含用章时间、用章主体、文件内容哈希值等信息，同步上传至区块链，不可篡改。同时，系统支持“一键验章”功能，合作方通过扫描文件上的二维码，即可在官方平台查询印章备案信息与用章记录，验证文件真伪。
2.实体印章智能化溯源管理
为解决实体印章“使用难追溯、风险难防控”的问题，北京部分企业与政务部门已引入智能印章设备。智能印章内置芯片与定位模块，每次使用时需通过人脸识别或密码验证，设备自动记录用章时间、地点、文件影像，并将数据上传至管理平台；若出现未经授权的用章操作，设备会立即锁定并推送预警信息至管理人员。此外，实体印章的刻制、补办、注销均需通过北京公安机关备案系统完成，备案信息与电子印章管理系统互通——企业注销实体印章时，需先在电子系统提交注销申请，经核验无未办结用章业务后，方可到备案刻章公司办理销毁，实现“实体印章状态与电子备案信息同步更新”。
3.数据互通与场景融合
北京正推动电子印章与实体印章的信息互通，例如在政务服务中，企业使用实体印章签署的纸质文件，可通过OCR识别、人工核验后生成电子扫描件，关联对应的电子印章备案信息，存入政务大数据平台，实现“纸质文件电子化存档、电子信息可追溯”；在企业合作中，线上签署的电子合同若需线下补充条款，可打印电子合同并加盖实体印章，同时在电子印章系统中更新合同版本，标注实体签章的内容与时间，确保线上线下文件的一致性。
四、风险防控：筑牢安全防线，避免管理漏洞
北京电子印章与实体印章并存，需防范“电子印章被冒用、实体印章被盗用”的双重风险，北京从技术、管理、人员三个维度构建安全屏障。
1.技术层面：多重加密与身份核验
电子印章采用国家密码管理局认可的SM4加密算法，确保数字签名的安全性；使用时需通过多因素认证（如法定代表人手机验证码 人脸识别），防止账号被盗用。实体印章的智能设备除了定位与影像记录功能，还具备防拆解、防复制设计，避免印章被私自仿刻；部分设备支持远程锁定，管理人员可在发现异常时，通过管理平台实时冻结印章使用权限。
2.管理层面：定期审计与风险排查
政务部门与企业需每月开展印章使用审计——通过电子印章管理系统导出用章记录，核对用章事由与审批流程是否匹配；检查实体印章使用登记表，确认每一次用章均有完整的审批手续与影像存档。同时，每季度开展风险排查，重点检查电子印章授权是否超范围、实体印章保管是否符合规范，对发现的漏洞及时整改，例如收回离职员工的电子印章授权、更换磨损的实体印章保管保险柜密码。
3.人员层面：加强培训与责任意识
针对不同岗位人员开展专项培训：对印章保管人员，培训智能印章设备的操作方法、应急处理流程（如设备故障时的备用签章方案）；对业务部门员工，讲解电子印章与实体印章的使用场景差异、用章申请流程，避免因操作失误导致用章无效；对管理人员，培训印章风险识别技巧，例如如何通过区块链存证记录排查异常用章行为。同时，明确“谁审批、谁负责，谁用章、谁担责”的责任机制，若因违规用章引发法律纠纷，将追究相关人员责任，从源头杜绝侥幸心理。
北京数字化转型的背景下，北京电子印章与实体印章的并存不是过渡状态，而是长期适配不同场景需求的必然选择。通过“制度明确使用边界、技术实现协同监管、防控筑牢安全防线”的管理模式，既能发挥电子印章在提升政务服务效率、降低企业经营成本中的优势，又能保障实体印章在传统场景中的合法性与安全性。