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公章不仅仅是圆的,也有方的时候|企业老总应看透的风险点

日期: 2017-05-11
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公章是企业对外的“身份证”,其重要性就不言而喻了。

这个“身份证”丢了怎么办,被他人伪造了怎么办,被他人拿去使用了怎么办……

一堆的疑问涌上来,今天我们不妨一起来汇总下公章的常见问题。

企业老总:我们企业存在并使用多枚公章的习惯,除了备案的公章,还有技术专用章、采购专用章、项目部专用章等。

如果对外签订合同所盖的公章并非企业备案公章,是否有效?

律师:除非有证据证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖,否则应当认定该合同有效,公司应对此承担相应责任。

企业老总:加盖分公司印章的合同是否有效?

律师:有效。根据法律规定,分公司也领取营业执照,能够成为民事诉讼的被告,因此一般认定加盖分公司印章的合同有效。

但是由于分公司并不具有独立的法人资格,其民事责任由总公司承担。

公章不仅仅是圆的,也有方的时候|企业老总应看透的风险点

企业老总:没有加盖公章,但有法定代表人或其他授权的代表人签字的合同是否有效?

律师:有效。除非双方约定合同生效的条件为双方盖章后生效。

企业老总:违反公司章程使用印章,合同是否有效?

律师:公司章程可以约定印章的使用规则,但由于章程仅对内有约束力,如果合同相对方是善意的(例如合同相对方并不知情),即使印章的使用违反章程,合同依然有效。

但公司可要求该违反章程使用公章导致公司利益受损的人员赔偿其由此遭受的损失。

企业老总:公章被盗、抢或丢失后,企业未经法定程序私刻的公章是否有效?

律师:有效。只要经其法定代表人确认,亦能代表其公司意志。

企业老总:企业公章持有者或保管者与他人私下签订的担保合同是否有效?

律师:有效,公司需要承担担保责任。

尽管《公司法》第十六条规定公司为股东或他人提供担保需要经股东会决议,但这是公司的内部事宜,作为债权人并不知情,故该担保合同有效。

另外,根据最高人民法院《关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题的解释(二)》第十四条关于“合同法第五十二条第(五)项规定的‘强制性规定’,是指效力性强制性规定”的规定,

而《公司法》并未明确规定公司违反第十六条对外提供担保无效,故在此情形下,应认定企业公章持有者或保管者与他人私下签订的担保合同有效。

法律提示:透过上述问题,我们不难看出规范公章的管理和使用对于公司对外经营活动而言十分重要。一旦公章被滥用,势必对公司造成不必要的损失。

那么企业该如何做才能管控好公章,使公章不被滥用?

1、精简刻章

某些公司为了业务开展的便利,刻制大量专用章,如业务专用章(1)、(2)、(3)......但其实这样大量刻制印章并不利于印章的管理和规范使用。

印章太多,容易被“有心人”盗用,从而给公司带来不必要的损失。

所以除非出于特别需求,否则不宜刻制多个同一类型的印章。

公章不仅仅是圆的,也有方的时候|企业老总应看透的风险点

2、重大合同需约定由法定代表人签字方可生效

对于重大合同(如合同金额较大的情况),公司可约定合同在双方法定代表人签字并加盖公司印章后方可生效。

如此一来,当出现未经公司批准加盖公司公章或加盖假冒公章的情况时,该合同将因未经法定代表人签字而无效。

3、明确授权范围及期限,变更授权应及时通知对方

当公司授权员工或他人处理特定事情时,建议明确授权范围及期限,否则合作方有理由认为该员工或被授权人将全权代表公司处理相关事宜,

届时,鉴于对方为善意第三人,且合同已加盖公司的印章(印章的真伪属于公司内部管理问题,与善意第三人无关),公司将对该员工或被授权人超越授权范围所作出的一切行为负责。

另外,变更授权后应立即书面通知合作方,否则对方有合理理由认为该员工或被授权人仍有权代理公司处理相关事宜,届时产生的一切法律后果将由公司承担。

4、指定人员或部门保管印章,规范用印审批流程

为避免出现滥用公司印章的情况,公司应指定某一特定人员或部门保管印章,并通过在印章存放的地点设置监控摄像头加强安保。

另外,公司可将印章放置在保险箱中,指定两人同时使用双密码或双钥匙方可打开,如此一来,可以起到相互监督的作用。

另外,印章的保管人与用章的审批人不可是同一个人,公司应制定严格的用印审批流程(如每次用印需层层上报并审批,用印后应备案以供复查),避免印章保管人公章私用。

 

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